[세레나PPT] 파워포인트 디자이너의 제작 팁 다섯 가지

 

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[세레나PPT] 파워포인트 실무 제작의 다섯가지 비결

- 프레젠테이션 디자인, 작은 디테일의 차이로 퀄리티 급상승 시키기 

 

 

개요

• 서론
• 화면 분할 활용하기
• 텍스트 서식 편집과 정렬
• 통일감 주기
• 스토리텔링과 연속성
• PPT는 시각 자료다

 

 

  안녕하세요, 디지털 크리에이터 세레나입니다. 이번 포스팅에서는 PPT를 만들어보는 강의 대신에 프레젠테이션을 제작할 때 염두에 두어야 할 점에 대해 이야기를 해보려고 합니다.

 

  다른 사람이 올린 강의나 튜토리얼을 보고 따라해보는 것은 물론 좋은 방법이지만, 혼자서도 프레젠테이션의 전체적인 틀을 볼 줄 아는 것 역시 매우 중요합니다. 어느정도 파워포인트의 기능에 익숙해지고 나면 전반적인 구성을 직접 짜서 스스로 디자인도 해보고, 창의력을 발휘해 여러 요소를 만들어보면서 크게 실력을 높일 수 있기 때문입니다. 그래서 오늘은 세세한 기능을 설명하기보다는 나무 대신 숲을 보는 방법, 종합적인 제작의 가인드라인에 관한 글을 준비했습니다.

 

  MS 파워포인트는 가장 보편적으로 접할 수 있는 프레젠테이션 제작 프로그램이고, 프레젠테이션 자체도 그 용도와 사용 범위가 몹시 넓기 때문에 많은 분들이 다양한 목적으로 PPT를 만들고 활용합니다. 아무래도 학교와 회사가 가장 대표적이겠지요? 학교에서 교육과 발표 목적으로 사용하는 프레젠테이션과 회사에서 쓰는 실무 프레젠테이션에는 차이가 있지만, 오늘은 보편적으로 보았을 때 '이렇게 만들면 깔끔하고 보기 좋다'고 할 만한 내용들을 준비했습니다. 그럼 프레젠테이션을 만들 때 어떤 점을 주의해야 하는지, 어떤 가이드라인이 있는지 차근차근 살펴보도록 하겠습니다.

 

 

01 화면 분할 활용하기

  폰트와 컬러 팔레트를 비롯해 화면 분할, 또는 슬라이드의 레이아웃을 적절하게 배치하는 것은 적은 노력으로 곧장 프레젠테이션의 질을 높일 수 있는 좋은 방법입니다. 사진 자료를 배치하고 싶다면 원본을 통째로 넣지 말고, 먼저 어떤 방식으로 화면을 구성하고 싶은지를 결정한 뒤에 이미지 자르기나 슬라이드 마스터 기능을 이용해 좀더 감각적인 배치를 고민해보는 것이 좋습니다. 

 

다양한 화면분할 레이아웃의 예시

 

  위 사진은 모두 파워포인트 기본 도형을 큰 변형 없이 그대로 이용한 레이아웃들 입니다. 콘텐츠가 들어가는 부분을 파란색으로 표현해보았는데요. 도형 병합 기능까지 갈 것도 없이 기본 도형의 배치를 조금씩 바꿔주는 것만으로도 정돈된 느낌을 줄 수 있습니다. 특출한 디자인 감각이 있지 않아도 화면을 2분할 또는 3분할 해 균형을 맞춰주고, 대칭과 동일한 비율을 바탕으로 화면을 구성해주면 훨씬 깔끔하면서도 슬라이드의 퀄리티가 높아 보여요.

 

  업계나 발표 목적에 따라 차이는 있겠지만, 대부분의 비즈니스 PPT의 경우 너무 화려한 효과나 배합 보다는 청중이 집중해야하는 포인트를 명료하게 보여주는 것이 목적이기 때문에 화면에서 불필요한 요소를 제거하는 것이 관건입니다. 그래야 내가 강조하고 싶은 요소에 임팩트를 줄 수 있고, 청중이 프레젠테이션 자체가 아니라 '나'에게 주목하게 만들 수 있기 때문입니다. 발표가 목적인 프레젠테이션이라면 PPT에서 텍스트를 최대한 간결하게 줄이고 간단명료한 화면을 연출하는 것이 중요합니다.

 

  한 슬라이드당 사진 자료는 한 장에서 최대 2~3(크기가 작거나 불가피하게 필요한 경우)장이라고 생각하고, 화면을 2분할 또는 3분할 해 위치를 잡아준 뒤 도형 모양대로 자른 시각자료를 배치해보세요. 적절하게 사진을 크롭만 해줘도 원본을 그대로 나란히 놓은 슬라이드보다 훨씬 보기 좋아집니다.

 

 

02 텍스트 서식 편집과 정렬

  PPT 제작에 익숙하지 않으신 분들이 가장 자주 잊고 넘어가는 요소가 바로 텍스트 서식입니다. 여기서 서식은 텍스트의 폰트라기보다는 장평, 줄간격, 문자간격, 문자 정렬 등의 요소를 말합니다. 프레젠테이션을 만들 때 적절한 폰트를 고르고 제목과 본문의 글자 크기에 차이를 두는 것, 필요하다면 색상을 바꿔주는 것 정도는 누구나 잘 챙기지만 정작 문자 자체의 서식에는 그다지 관심을 두지 않는 일이 많습니다. 하지만 문자 서식은 프레젠테이션의 가독성을 높여주는데 굉장히 큰 역할을 합니다. 앞에서도 강조했다시피 프레젠테이션은 하고자 하는 말을 무조건 '잘' 전달하는 것이 목적이기 때문에, 슬라이드의 글자들이 한 눈에 잘 들어오는가? 읽기에 편한가? 는 몹시 중요합니다. 

 

  개인적으로 발표용 프레젠테이션에서 텍스트는 적을수록 좋다고 생각하는 입장이지만 반드시 텍스트로 된 설명이 필요한 경우가 있지요. 이럴 때는 내용을 먼저 입력한 뒤 우선 텍스트 박스의 정렬을 맞춰주고, 슬라이드 검토 모드에 들어가거나 화면을 축소해 전체적인 구성을 보면서 문자 서식을 편집해주는 것이 좋습니다. 줄 간격과 문자 간격을 조절할 때 집중해야하는 유일한 요소는 가독성입니다. 글자가 서로 너무 붙어있으면 답답하고 글씨가 눈에 잘 들어오지 않는 반면 너무 떨어져있으면 집중도가 떨어지고 화면 전체의 구성이 무너져 보입니다. 슬라이드를 편집 화면에서 보는 것과 큰 화면에서 직접 슬라이드를 재생할 때는 보이는 것에 차이가 있기 때문에 내용 입력이 끝났다면 모니터에서 어느 정도 거리를 두고 프레젠테이션을 검토하면서 문자 서식을 조절해주세요.

 

  더불어 텍스트 상자 역시 도형이나 사진처럼 프레젠테이션을 구성하는 하나의 개체라는 것을 잊지마세요. 도형을 정렬했다면 동일하게 텍스트 상자도 정렬해주고, 텍스트 상자를 정렬했다면 본문 텍스트 역시 동일하게 정렬 해줘야합니다. 텍스트 상자는 원하는 방향으로 정렬했는데 미묘하게 문자의 균형이 맞지 않는 것 같다면 텍스트 상자와 마찬가지로 본문 또한 중앙 정렬이 됐는지 확인해 보시는 것이 좋습니다. 줄글을 작성할 때와 달리 PPT에서 텍스트는 디자인 요소적인 특징이 강하기 때문에, 도형이나 사진과 마찬가지로 시각적인 측면에 주의해주세요.

 

 

03 통일감 주기

  PPT 외주 작업을 하거나 주위 지인들의 프레젠테이션에 도움을 주다 보면 가끔은 만들다가 중간에 포기한 PPT 파일을 받아보게 되는데요. 어떤 내용으로 발표를 하고 싶은지는 결정했지만 디자인에 자신이 없어 넘겨받은 프레젠테이션을 보면서 대화를 나누다보면 공통적으로 '색상 선택이 어려워서', '컬러팔레트를 뽑아서 사용했는데도 배합이 이상해서', '템플릿은 괜찮았는데 내 콘텐츠를 넣으니 산만해보여서' 등 굉장히 자주 듣게 되는 이야기들이 있습니다.

 

  디자인에 자신이 없어서 막막한 상태로 PPT를 제작하다보면 적당히 어울릴 것 같은 색상을 직접 조합하거나, 조금 더 확실한 방법을 원하는 경우 인터넷에서 검색한 컬러 팔레트를 이용하는 경우가 많습니다. 그런데 이 때, 이미 색 조합이 되어있는 팔레트라고 하더라도 곧장 내 프레젠테이션에 가져와 적용하기보다는 몇 가지 특징을 따져보는 것이 좋습니다.

 

  ① 내가 가진 자료와 전체적인 색감이 어울리는가

  보통 프레젠테이션을 제작하기 시작할 때 어느 정도는 PPT에 삽입하고 싶은 사진 자료를 미리 다운로드 받아둔 상태로 작업을 시작합니다. 모든 요소를 다 가지고 있지는 않더라도 타이틀과 강조점에 들어갈 사진을 이미 확보했다면, 이 사진들과 내가 프레젠테이션에 사용하고 싶은 컬러팔레트의 색 조합이 보기에 괜찮은지 미리 테스트를 해보는 것이 좋습니다. 반드시 색감이 유사할 필요는 없습니다. 보색 대비는 시각적으로 굉장히 강렬한 효과를 주기도 하니까요. 하지만 내가 사용하고 싶은, 혹은 꼭 들어가야하는 사진 자료와 프레젠테이션의 전체적인 컬러 팔레트가 잘 어우러지지 않는다면 색상을 다시 고려해보는 것이 좋습니다. 혹은 애초에 준비한 사진 자료로부터 색상을 추출하는 것도 좋은 방법입니다.

 

  ②색 조합은 3~5가지로 간결하게

  색조합을 인터넷에서 검색해 적용하는 경우 다양한 템플릿의 컬러 팔레트를 접하게 됩니다. 이 때 프레젠테이션에 사용할 색상은 세 가지에서 최대 다섯 가지 정도로 너무 많지 않게 쓰는 것이 좋습니다. 색상의 구성 또한 중요합니다. 프레젠테이션의 전체 배경색 하나, 폰트 색상 하나, 그리고 포인트 색상 1~2가지로 쓸 것을 염두에 두고 색상을 고르는 것이 좋습니다. 물론 배경색은 글씨를 가리지 않도록, 반대로 폰트 색상은 포인트 색상이나 배경색에 묻히지 않도록 잘 보이는 색상을 골라야겠죠? 어울리는 색상을 쓰는 것도 중요하지만 프레젠테이션에 적용했을 때 가독성을 해치지 않으면서 보기에 잘 어울리는 색들인지 여부를 따져보는 것도 잊지마세요.

 

  색상을 골랐다면 이제 프레젠테이션 작업을 할 준비가 됐을텐데요. 종합적으로 봤을 때 깔끔하고 일관성 있는 프레젠테이션을 만들기 위해서는 슬라이드 전체에 통일감을 주는 것이 좋습니다. 위에서 고른 색상 팔레트에서 벗어나지 않는 것, 배경 색상이나 슬라이드 간의 색감을 통일하는 것, 그리고 일관된 폰트, 도형, 그림 서식을 사용하는 것이 필요합니다.  프레젠테이션 전체를 통틀어 폰트는 두 세가지 정도로, 제목과 본문 폰트, 그리고 포인트를 주고 싶은 짧은 단어나 문장에만 사용하는 별도 폰트를 한 가지 준비하는 것이 좋습니다. 그 외에 도형 서식이나 색감 등은 PPT 제작을 시작하기 전에 미리 정해두고 모든 슬라이드에서 동일하게 사용하는 것을 추천드립니다. PPT를 보기 좋게 만드는 것만큼이나 프레젠테이션에 통일성을 부여해 정돈된 느낌을 주는 것도 필수적입니다.

  

 

 

04 스토리텔링과 연속성

  네 번째 팁은 위에서 언급한 통일성과도 어느 정도 맥락을 같이 합니다. 바로 프레젠테이션의 전체적인 흐름에 대한 내용인데요. 슬라이드 한 장 한 장이 아니라 PPT를 전체로 보았을 때, 이 프레젠테이션이 한 줄기로 이어지고 있으며 모든 내용이 연속되고 있다는 인상을 주는 것이 좋습니다. 목차나 개요 페이지를 만들었다면 해당 페이지에 사용한 개체(일반적으로 도형으로 리스트를 표시합니다.)를 일관되게 사용해준다거나, 프레젠테이션이 진행됨에 따라 함께 움직이는 스크롤 바, 혹은 페이지 표시 등으로 앞에서부터 어떻게 이어졌는지, 혹은 얼마나 진행되었는지를 청중에게 보여주는 것도 좋은 방법입니다.

 

  또한 PPT에 서사를 주는 것도 프레젠테이션의 집중도를 높이기에 매우 효과적입니다. 흔히 비즈니스에서 세일즈는 수치와 논리가 아니라 감정을 움직이는 것이라는 말을 하지요? 프레젠테이션의 목적에 따라 차이는 있을 수 있겠지만, 이 감성을 움직이는 것 역시 PPT에서 매우 중요한 요소 중 하나입니다. 프레젠테이션은 시각적인 측면에 집중되어 있는 만큼 청중은 매우 직관적으로, 화면에 보이는 대로 메세지를 받아들입니다. 강조하고 싶은 내용이 있다면 글씨를 굵게만 표시하거나 밑줄을 긋지 말고 별개의 슬라이드로 분리한다거나, 적절한 서식이나 효과와 함께 연출해주는 것이 훨씬 좋습니다. 프레젠테이션에도 흐름이 필요하다는 것을 기억하면 좋습니다. 오르막이 있으면 내리막이 있고, 평이하게 흘러가다가 한 곳에 집중에 임팩트를 주는 등 높낮이가 있는 발표가 효과적입니다. 

 

  이야기를 쓸 때 발단, 전개, 위기, 절정의 단계 구성이 있는 것처럼 프레젠테이션 또한 서사를 가진 

 

05 PPT는 시각 자료다

  마지막으로는 시각 자료의 중요성을 강조하고 싶습니다. PPT의 제쟉자, 혹은 발표자 입장에서는 프레젠테이션에 들어가야 할 내용과 자료를 이미 가지고 있는 상태에서 프레젠테이션 작업을 하다 보니 잊기 쉬운 사실이지만, 청중은 이 프레젠테이션에 대한 정보가 적거나 없을 수 있다는 사실을 꼭 기억해야 합니다. 다시 말해, 최대한 명료하고 직관적인 방법으로 내가 설명하고자 하는 바를 전달해야한다는 것입니다. PPT 자체가 시각적인 자료라는 것을 염두에 두고 만들어주세요.

 

  줄글로 된 텍스트 보다는 아이콘과 픽토그램, 리스트나 표보다는 차트와 인포그래픽을 활용하는 것이 좋습니다. 사진과 함께 들어갈 내용이 있다면 슬라이드에는 사진, 그리고 간추린 내용이나 키워드만 배치하고 필요한 설명은 발표 내용으로 대체하는 것이 좋습니다. 발표가 목적인 프레젠테이션이라면 슬라이드에 너무 많은 문장을 쓰는 것은 발표자로부터 시선을 분산시킬 뿐만 아니라 내용 전달 자체의 효과도 감소시킬 위험이 있기 때문에 주의해야 합니다.

 

 

 

 

  이번 포스팅에서는 이렇게 PPT 디자인을 위한 다섯가지 가이드라인을 설명해 보았습니다. 실질적인 실력 향상을 위해서는 좋은 레퍼런스를 참고하고 직접 많이 만들어보는 것이 가장 좋은 방법이지만, 질 좋은 프레젠테이션을 보는 눈을 기르는 것도 중요하니 이런 내용을 생각하며 PPT 작업을 하시는 것을 추천드려요. 

 

 

 

 

 

 

 

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